Dal 6 giugno 2014 le amministrazioni centrali dello Stato accettano solo le fatture in forma elettronica. Vediamo che succede per gli enti non profit.
La fattura elettronica è una fattura i cui contenuti sono trasformati, mediante elaborazione elettronica, in un file elettronico.
Ne abbiamo sostanzialmente di tre tipi:
- la semplice fattura cartacea, trasformata in file digitale mediante uno scanner
- la fattura generata in formato digitale che può essere inviata così com’è o corredata di firma digitale, marcatura temporale (time stamping) e può essere inviata mediante posta elettronica certificata (pec)
- la fattura generata in formato xml (eXtensible Markup Language) che può essere inviata via internet o attraverso canali dedicati al corrispondente
Sulla prima non vale la pena soffermarsi troppo poiché non ha una particolare utilità pratica.
La seconda invece inizia ad essere un po’ più utile: il documento può essere riprodotto nello stesso modo in cui esso è visibile se fosse in formato cartaceo. Si tratta di file in formato pdf o tiff, non modificabili, ai quali possono essere apposte la firma digitale (semplice o qualificata) del soggetto che ha emesso il documento ed eventualmente anche la marcatura temporale. Secondo la legislazione italiana, il documento digitale munito di firma digitale non può essere ripudiato dal soggetto mittente, salvo che provi che la sua firma digitale non gli sia stata sottratta fraudolentemente.
La terza è il sistema con cui, dal 6 giugno 2014 si è iniziato a colloquiare con la Pubblica amministrazione: la fattura è trasformata in formato xml e trasmessa, previa apposizione della firma digitale, ad un sistema di interscambio (SDI).
Quest’ultimo è il sistema con cui la Pubblica amministrazione dovrebbe acquisire, in modo più efficiente ed efficace di quello cartaceo, tutte le fatture che sono ad essa indirizzate al fine di poter avere, in tempo reale, la dimensione del debito che ha nei confronti dell’insieme dei suoi fornitori.
Del resto è anche una necessità ormai ineludibile, posto che il “traffico” documentale annuo è stimato tra i 7,5 e i 10 milioni di fatture.
Per il momento si tratta di un obbligo al quale i fornitori devono ottemperare dal 6 giugno 2014 per l’emissione delle fatture nei confronti delle amministrazioni centrali della Pubblica amministrazione.
Per le fatture emesse nei confronti delle Asl, enti locali, scuole pubbliche (alcune hanno già iniziato) ecc. c’è tempo sino al prossimo 31 marzo 2015, salvo che l’amministrazione destinataria non decida di attivare prima il sistema: le amministrazioni periferiche infatti hanno facoltà di attivare la fatturazione elettronica sino a quella data, oltre la quale la fatturazione digitale sarà uno standard obbligatorio.
Quasi allo scadere del termine, con il decreto legge 66/2014 si è intervenuti sull’impianto normativo della fattura elettronica introducendo nel tracciato standard anche il codice CIG (codice identificativo di gara) e CUP (codice unico di progetto) il che ha complicato un po’ la situazione perché si sono dovuti aggiornare i software in zona Cesarini.
Vi sono alcune questioni specifiche circa la conservazione dei documenti generati elettronicamente che sono affrontati dalla circolare del 24/06/2014, n. 18/E – Agenzia delle Entrate a cui rimandiamo per brevità. Del contenuto, molto puntuale, occorre ricordare che uno dei requisiti più importanti della fattura elettronica è che il processo elettronico di generazione del contenuto del file deve garantire la sua immodificabilità nel tempo. Ciò è ottenuto mediante utilizzo dello standard XML e della firma elettronica.
Vale la pena segnalare che al processo risultano interessati anche gli enti non profit, che emettono fatture verso la Pubblica amministrazione e che, ovviamente, devono dotarsi delle necessarie strutture informatiche per fare fronte ai nuovi adempimenti.
Al momento il mercato offre diverse soluzioni, anche in outsourcing, più o meno onerose.
Tra queste segnalo soluzioni che definisco “facciamo tutto in casa” dove il soggetto emittente provvede a generare il file in versione XML e, attraverso una piattaforma digitale in rete, fornita da un soggetto terzo, trasmette all’amministrazione destinataria il file munito di firma digitale. Tali soluzioni sono abbastanza economiche ma presuppongono alcune dotazioni informatiche di base (queste invece non ancora molto economiche) da parte dell’ente emittente, che partono da un software di fatturazione capace di generare un file in formato XML. Dimentichiamo infatti di utilizzare un semplice file generato da un un word processor ancorché salvato in formato XML, poiché i file utilizzati dalla pubblica amministrazione hanno un loro formato predeterminato.
Vi sono poi soluzioni “fanno tutto loro” dove il soggetto emittente trasmette la fattura in formato pdf all’intermediario che provvede a trasformarlo in formato XML e a trasmetterlo all’amministrazione destinataria.
Dovrebbero essere interessate al processo (già dallo scorso 6 giugno) anche le federazioni sportive nazionali (sebbene vi sia un giudizio pendente dinanzi al Consiglio di Stato) per cui se le associazioni sportive dilettantistiche o le società sportive dilettantistiche dovessero fatturare loro prestazioni alle federazioni sportive a cui sono affiliate, dovranno prestare attenzione alle specifiche normative di cui si sta parlando.
Ciò che non è ancora del tutto chiaro è se dal processo siano interessati anche quelle operazioni di fornitura di servizi in convenzione dove l’amministrazione pubblica interviene a rimborsare i costi sostenuti dall’ente non profit e riconosciuti in base a specifici accordi.
Nonostante non si tratti di fatture ma di rendiconti di spesa, sugli stessi ormai da tempo occorre indicare i codici CIG e CUP.
Da una parte vi è la necessità di fornire (giustamente) l’ammontare del debito maturato anche per queste operazioni ma dall’altra vi è il fatto che non si tratta di fatture poiché non vi è prestazione di servizi o cessione di beni ma una mera richiesta di rimborso di spese sostenute.
E’ auspicabile che la Pubblica amministrazione fornisca indicazioni in merito affinché gli enti interessati possano adeguarsi ai nuovi standard se del caso.
Nel frattempo si segnala anche questo sito dove possono essere consultate ulteriori informazioni sul tema
Gianpaolo Concari
